Planejamento Organizacional e Estratégico para Micro Empresas.

seja qual for sua área você consegue, só precisa tentar.

Vou falar dos passos dados para chegar a um resultado almejado em uma pequena empresa de software, os objetivos são melhorar a organização, integração e foco da equipe e administração, leia o texto a seguir e tente se inspirar a fazer algo por você e para empresa em qual trabalha.

Os objetivos aqui são muitos e o desafio é grande. Mas se você quer que as coisas mudem precisa ir atrás de soluções. Ter consciência de que não vai ser fácil é primordial para não desistir no meio do caminho, ao sinal de desanimo lembre-se que você sabia que não seria fácil e foque, continue a investir.

Conhecimento sobre o assunto não é essencial, você vai se deparar muito com artigos que “mandam” você contratar um consultor, um especialista que faça o serviço para você. Isto seria excelente, se for possível contratar alguém, mas nem sempre é a realidade, as vezes a única forma é nós mesmo fazermos. Tenha em mente que é melhor fazer algo mesmo que amadoramente, do que não fazer nada, com certeza ao final do processo você e sua empresa ou setor estarão melhores do que quando começou.

Digo isto porque tenho certeza que com determinação você vai encontrar muita informação online de forma gratuita e de qualidade, pois é um assunto que se fala há décadas.  Só irá precisar estudar o assunto, se aprofundar, com dedicação em 30 dias você já terá como dialogar e desenvolver algo, ai você vai precisar ser político (no bom sentido), buscar aliados, convencer e mostrar os benefícios que tal planejamento irá trazer, ao longo do artigo disponibilizarei links de locais onde poderá conseguir informações.

Reconheço, porém que em alguns ambientes pode parecer impossível se conseguir realizar algo assim, neste caso terá duas possibilidades, uma é tentar ser persuasivo, a outra é buscar novas oportunidades de trabalho, recomendo que tente a primeira opção na pior das hipóteses não conseguirá e poderá utilizar a segunda opção.

Depois desta explanação sobre o assunto, vou começar a falar sobre um possível ambiente. A situação que descrevo pode ser semelhante a sua. 

Em uma empresa pequena de software geralmente temos muita possibilidade de interação entre os funcionários e todos têm acesso aos proprietários/sócio-administradores, isto gera muito ruído, muita interferência e uma avalanche de idéias, as idéias muitas vezes são boas e devem ser estimuladas, mas no geral acaba fazendo os funcionários perderem o foco ou pior a empresa perder o foco, é como se estivéssemos acelerando nosso carro a toda velocidade, mas os pneus não param de derrapar e não saímos do lugar.

Então neste cenário temos no inicio pessoas motivadas, ótimas idéias (idéias = projetos) e um tempo aparentemente infinito para colocá-las em prática, mas com o passar do tempo, vão sendo deixadas de lado algumas idéias e colocadas em seus lugares outras novas idéias, com mais tempo percebemos que a grande maioria das idéias não foi colocada em prática e que algumas que já haviam sido mencionadas voltam ditas por outra pessoa, o fato é que devido a está dinâmica incessante, ou as idéias não são executadas, ou são de forma incompleta, tornando aquele que era motivado em um desmotivado, afetando toda empresa de cima a baixo.

Veja que isto pode ser comum em uma micro e pequena empresa, está capacidade de integrar os funcionários nas decisões da empresa é uma vantagem competitiva, só precisamos criar meios para que as idéias sejam tratadas com uma ordem e com prioridades bem definidas, clara e objetiva, deixando claro para todos como está sendo lidado com elas e quem sabe até  uma estatística de idéias (projetos) implantadas.

Sabendo disto você precisa realizar algumas atividades, uma delas é estudar Planejamento Estratégico, de uma maneira simplista planejamento estratégico é uma analise de quem é a empresa e quem ela quer ser no futuro, uma analise das influências externas e internas e ao final de toda esta analise produzimos uma relação de projetos (idéias) que deverão ser implementadas em uma sequência definida pela capacidade de realização da equipe e necessidade da empresa, que no final das contas, nada mais é que um grande documento cheio de texto e tabelas.

Na internet temos diversos modelos de documentos de Planejamento Estratégico, o que fiz, foi ler um pouco da teoria de planejamento estratégico no link a seguir, lembro vocês eu não sou administrador, consultou ou qualquer especialista no assunto, fiz porque sabia que precisava ser feito e não tinha ninguém no momento que se interessasse a fazer, por isto eu digo você também pode fazer, veja o link:

·         Wikipédia –Planejamento Estratégico;

Depois de aprender um pouco sobre Planejamento Estratégico, encontrei um material muito bom de um Trabalho de Graduação do Rodrigo Queiroz da Costa Lima, nele existe um gráfico na página 66 que é o Modelo proposto pelo autor, caso leia o trabalho todo vai aprender muito sobre assunto, mas apenas olhando para o modelo você conseguiria fazer um planejamento satisfatório.

·         Trabalho de Graduação –Rodrigo Q. da C. Lima

No meu caso fiz da seguinte forma, olhei para o Modelo proposto de cima para baixo e fui produzindo um documento, não utilizei todos os itens propostos neste modelo, pois acabei vendo que alguns não seriam pertinentes no meu caso, ou pior eu ia apresentá-lo ao proprietário, se ele ficasse entediado com o texto eu jogaria fora a oportunidade, mas procurei saber sobre todos para poder decidir qual colocar e qual não colocar e acabei acrescentando alguma coisa do PMBOK.

Vou exemplificar o procedimento que realizei:

Figura 1: Modelo de Rodrigo Q. da C. Lima

1 – Olhei para o primeiro grupo de cima para baixo e pulei para o segundo grupo “Definição da missão” e me perguntei, o que seria isto? Para conseguir a resposta abri o www.google.com.br e digitei cada item dos quadrados: planejamento estratégico missão, assim cheguei a vários sites, um deles seria estes slides cliqueaqui para ver, complementando com o link do Wikipedia que já passei acima, entendi o que significava isto e criei um tópico para cada item no meu documento, com a missão, visão e valores da empresa (se sua empresa tiver, vai facilitar para você).

 




Também olhei para este gráfico do PMBOK e utilizei em meu documento.

Figura 2: Ordem de Planejamento

E assim se seguiu até seu final, a seguir vou deixar como exemplo os tópicos que criei para meu documento de Planejamento Estratégico, você pode preencher este documento e assim fazer seu planejamento.

Clique aqui para visualizar o Modelo do Documento de Planejamento Estratégico criado.

Depois de concluído este documento, tinha que apresentá-lo ao proprietário da empresa e depois se aceito por ele, para todos funcionários da empresa, para isto criei uma apresentação de Slides e marquei um dia.

Clique aqui para visualizar o modelo de apresentação que utilizei.

Finalmente conseguindo criar este documento, apresentar e convencer as pessoas que é algo importante planejar e seguir um plano, demos nosso primeiro passo para fora do caos organizacional, enfatizo é o primeiro passo depois disso tem que fazer com que as pessoas se comprometam com o planejado, adianto a vocês que é uma luta diária, vou falar sobre algumas atitudes que tomamos.

1. Estabelecemos que a Gerencia de Projetos seria feita com a metodologia Scrum, mas poderia ser PMI por exemplo, você escolhe.
2. Colamos em um local visível para todos a lista dos projetos (idéias) em ordem de execução, com a intenção de manter o foco e de divulgar.
3. Ao passar do tempo notamos algumas dificuldades e começamos a nos adaptar, por exemplo, reuniões duravam muito tempo e se falava de muita coisa, perdendo-se o foco constantemente, assim criamos uma pauta de reunião, para facilitar a divulgação da pauta e das decisões das reuniões, instalamos um Wiki no site da empresa com acesso restrito aos funcionários, assim divulgamos nele, todos tem acesso podem opinar e editar.

Como conclusão posso dizer que foi muito gratificante realizar este trabalho na empresa, o resultado está sendo satisfatório, e tenho certeza que tanto eu como a empresa aprendemos muito com este processo árduo, que ainda está em curso, se você leu este artigo provavelmente sentiu necessidade de fazê-lo, eu recomendo que faça mesmo sozinho e que digam que não dará certo.

Trabalho e sucesso para todos. 



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